DESPAPELIZAR ES LA TAREA

En los últimos años, la Argentina demostró ser uno de los países con mayor tasa de deforestación. Sus principales causas son el avance no planificado de la frontera agropecuaria, la urbanización y la extracción de materia prima para diferentes productos, entre ellos el papel y sus derivados. La DIGITALIZACION DOCUMENTAL es la salida tecnológica a esta irracional conducta en un mundo donde la pandemia del Covid19 demostró que la conectividad digital es mucho mejor que lo analógico en materia de trámites administrativos, bancarios, compra y venta de bienes y servicios.

Cuando uno usa las dos caras de una hoja de papel, evita imprimir, elige productos de papel reciclado y hasta rechaza en algún shopping esos envoltorios tan aparatosos está ayudando a limitar el consumo indiscriminado de madera, a evitar la contaminación y ahorrar agua y energía.

La producción, el consumo y el desecho de pulpa y papel tienen un enorme impacto ambiental y social negativo. La producción de papel genera contaminantes del aire y el agua, productos residuales y gases que agravan el cambio climático.

Y aunque los bosques forman parte de los recursos naturales considerados renovables, la tala indiscriminada de bosques y sin un control adecuado hace que el recurso forestal en algunos casos no se recupere nunca.

Los expertos explican que producir una tonelada de papel virgen se requieren alrededor de 2 a 3,5 toneladas de árboles para ser procesados en una planta de celulosa. Además, otra realidad preocupante es la descarga de las aguas usadas para el blanqueo de pulpas de papel que tienen compuestos con cloro que contaminan los recursos hídricos subterraneos.

Formosa, Salta, Santiago del Estero y Chaco concentran el 75% de la deforestación en la Argentina del último cuarto de siglo. Según el Ministerio de Ambiente de la Nación, entre 1998 y 2020 la pérdida de bosques nativos orilló los 7 millones de hectáreas.

La Ley de Bosques, sancionada en 2007, no detuvo esa tendencia: datos de Greenpeace muestran que, desde ese año y hasta 2021, cuatro provincias perdieron 3.367.308 hectáreas de bosques nativos. 

Por estos múltiples factores, la digitalización de expedientes, actuaciones y archivos son una propuesta ambiental superadora. Un estudio de la FAO (Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura) elaborado 2017 - 2022 con la información de 35 países que representan el 85% de la producción mundial de papel y cartón, reporta que para el año 2020 estos países tendrán capacidad para producir 62,434,000 toneladas métricas de papel dedicado sólo a la escritura e impresión (sin contar los periódicos), de los cuales es factible que se utilice al menos 54,580,000 toneladas métricas. Eso es mucho papel. Estos números se mantienen más o menos constantes durante los cinco años del estudio (de 2017 a 2022), lo que nos indica que, pese a los esfuerzos de transformación digital de los negocios, nuestros procesos como sociedad siguen siendo grandes consumidores de papel.

¿Por qué es importante esta cifra? Porque en el camino hacia la transformación digital, el primer paso para muchas organizaciones es pasar del papel al documento digital.

La digitalización es mucho más que solo escanear las páginas o fotografiar un objeto físico. Revisemos algunas consideraciones básicas del proceso:

• Organizar el contenido y registro. El CEDyAT cuenta con un sistema de gestión documental que nos permita mantener organizada la información digital, e integrada al flujo de información. He conocido organizaciones que piensan que tener escaneados todos sus documentos en un servidor es equivalente a digitalizar. Sin embargo, tener miles de archivos tipo PDF no sirven de nada si no están organizados e integrados al proceso de negocio. También he encontrado proyectos en donde los documentos tal y como estaban guardados en el archivo hacían sentido para los analistas de información, pero al tratar de integrarlos a un flujo automatizado quedaba incompleto el registro, haciendo necesario no solo adecuar el sistema actual, sino agregar muchos datos nuevos a la imagen en sí. A esta información adicional a la imagen la llamamos metadatos, y debemos cuidar que dicha información esté estandarizada y utilizable por los empleados en la plataforma de administración de registros digitales.
• El proyecto no termina con la primera carga de información. Transformar papel en contenido digital es un proyecto que debe ser planeado cuidadosamente, ya que evolucionará con el tiempo. Si bien la parte más tediosa y larga es la primera carga/conversión de información, el reto mayor está en dejar los procesos listos para que los documentos futuros entren en la tubería y se conviertan de manera adecuada en información digital; ahí es donde la resistencia de las personas al cambio es determinante. Si no somos capaces de hacer las cosas de manera diferente, tendremos un histórico de documentos digitalizados que muy rápido se volverá obsoleto al no contar con la información actualizada.
• Contar con herramientas de conciliación automática. La gestión de datos y el acceso a los datos son las principales preocupaciones de los usuarios una vez que se ha convertido la información en medios digitales. Es muy común que los usuarios desconfíen tanto del nuevo proceso como de la información digital, y quieran seguir haciendo ellos mismos la validación y consolidación de los datos. Un arma secreta para vencer resistencias son las herramientas de conciliación automática. Teniendo los metadatos de los documentos correctos, y la tecnología correcta para extraer la información dentro de los documentos, es fácil implementar reglas y validación que permitan conciliar la documentación que se digitaliza contra los registros existentes en el sistema, replicando así los mismos procesos de validaciones que hacen las personas, pero a una velocidad mucho mayor y con cero errores. El resultado de esto es una conciliación automática confiable, capaz de adaptarse al volumen creciente de datos.