DIGITALIZACION DEL ESTADO UNA REALIDAD POST PANDEMIA

La asistencia técnica que brinda la Unidad de Vinculación Tecnológica CEDyAT ofrece una posibilidad integral de Gestión Documental Digital adecuada a los nuevos escenarios post pandémicos donde la población esta más interconectada. 

por Mariano Terré

Coordinador Centro Digital

La Transformación Digital del Estado apunta a construir un Estado Moderno, que entregue mejores oportunidades y seguridades a la ciudadanía; un Estado Innovador que impulse el talento humano para entregar mejores servicios; y un Estado Sustentable y Eficiente que ahorre costos innecesarios y progresivamente prescinda del uso de papel.

De esta manera, se garantiza la transparencia de esos procesos y la disminución de una importante cantidad de dinero invertido anualmente en el uso del papel, horas de trabajo y espacios físicos para la guarda y archivo de los expedientes en papel.

Despapelizar y digitalizar es la tarea en la batalla contra la burocracia excesiva y discresional de las actuaciones públicas que demoran las respuestas de una ciudadanía cada vez más exigente con la Administración. Además, se genera una trazabilidad más estable de los trámites, que permite reducir los plazos en la administración pública.

El trabajo colaborativo de CEDyAT, Cippec y la UMET hace dos años, en su análisis de los principales resultados de la Encuesta de Trabajo Remoto en la Administración Pública: Su Impacto en el Espacio Directivo, junto a la experiencia de exitosos proyectos instrumentados en los últimos quince años por las unidades de vinculación tecnológica, confirma que la  transformación digital llegó para quedarse, más allá de las resistencias que genera por múltiples factores, desde políticos y gremiales hasta culturales de un modelo que ya caducó. 

"Si la migración del uso intensivo de papel 

a la digitalización total 

fuera un proceso sencillo e instantáneo, 

todos los sectores 

dejarían de utilizar el papel" 

La digitalización requiere un plan exhaustivo y el primer paso consiste en identificar los flujos de trabajo que se podrían mejorar con procesos digitales. Mediante el uso de soluciones tecnológicas e innovadoras, se desenvuelve un cambio de paradigma, ya que se piensa cada iniciativa desde el marco de acción de la gestión digital. 

En este sentido, CEDYAT, con sus años de trayectoria colabora con diferentes entidades a:

- Impulsar una agenda de transformación digital del sector público a partir de integrar las TIC´s en todo proceso desde su concepción.

- Brindar servicios públicos de calidad de manera eficiente y equitativa para todos los segmentos de la población.

Esta perspectiva, el valor agregado de la UVT, aporta al desarrollo y la calidad de las instituciones y su relación con la población, dado que proporciona herramientas y mecanismos que colaboran en la definición, planificación y ejecución de políticas públicas, y en la realización de proyectos y provisión de servicios, los cuales deben brindarse con sentido social y contribuir en la mejora de la calidad de vida de las y los habitantes.

Este Centro de Digitalización, desarrolló un procedimiento tecnológico de captura, digitalización y gestión de imágenes producto de la digitalización de documentos, que se adapta a las necesidades consensuadas con las organizaciones que firman un Convenio Específico.

Los campos de indexación serán los datos que posibiliten hallar, a posteriori, el documento en el sistema de visualización que se emplee.

Beneficios de Digitalizar Documentos:

• Acceso a la información de manera oportuna y precisa
• Automatización de flujo de tareas
• Reducción del manejo de volúmenes de papel
• Acceso instantáneo y simultáneo de varios sectores
• Disponibilidad de Acceso a la información
• Mejora de Servicios al cliente externo e interno
• Integración a las aplicaciones de gestión existentes en el organismo o empresa
• Reducción de Costos
• Aprovechamiento de espacios utilizados en archivos físicos
• Protección del documento original
• Ahorro de papel
• Cuidado del medio ambiente
• Sistematización y Automatización de Procesos

Además del beneficio para la ciudadanía, la experiencia demuestra que todos los agentes en una organización digitalizada disponen de las mejores herramientas, que facilitan su trabajo y mejoran su eficiencia. Abordar la digitalización, lleva intrínsecamente a la rapidez y la calidad de los distintos procesos, lo que genera automáticamente a un aumento de productividad de cualquier área más allá de su localización geográfica.

CEDyAT ha implementado este Programa de Digitalización en múltiples organismos nacionales, provinciales y empresas estatales. Actualmente se encuentra digitalizando el Registro Civil de la Provincia de Santa Fe, un proyecto financiado por el Consejo Federal de Inversiones (CFI) que ha transformado la relación de la ciudadanía y el sector público de manera muy positiva.