SISTEMA INTEGRAL DE MODERNIZACION DOCUMENTAL DIGITAL
La transformación digital de estos tiempos post pandemia se ha acelerado y se ha demostrado que podemos mejorar la eficiencia en infinidad de procesos porque mejoramos la productividad de los equipos y proyectos. Detrás de un servicio o del armado de una asistencia tecnológica, hay mucho trabajo. Difícil oponerse a esa afirmación, pero es una realidad que no siempre es fácil imaginar o volver tangible. La producción de una solución digital es uno de esos casos. Sin embargo, el camino de estos productos, desde su diseño hasta su puesta en funcionamiento, atraviesa tantos pasos como si se tratara de un objeto físico.
Es decir, si bien existe una cultura de equipo, entornos colaborativos y dinámicas propias del desarrollo de software, el proceso productivo no deja de atravesar las etapas de planeación, organización, ejecución y evaluación por las que transitan casi todos los sistemas de producción, desde los más estandarizados hasta los que orbitan alrededor de los nuevos paradigmas que rigen las prácticas que definen al siglo XXI.
El recibo digital es uno de esos casos. Ayuda a las organizaciones tanto a ganar tiempo y eficiencia operativa, como así también a lograr que los colaboradores puedan tener resuelta la disponibilidad de los recibos de forma inmediata y sin exposición a riesgos en contextos de distanciamiento y trabajo remoto.
ANTES
La vinculación tecnológica argentina 4.0, es una iniciativa sinérgica del CEDyAT junto a más de 50 Entidades del Sistema Nacional de Innovación, está pensada en términos interdisciplinarios desde el punto de vista del conocimiento, y multipropósito desde el punto de vista de la acción que propone la colaboración en equipos de desarrollo distribuidos geográficamente por todo el país. De esta manera, ampliar las posibilidades de intercambio de habilidades y destrezas específicas que se necesitan para abordar en los nuevos escenarios.
DESPUES
La digitalización e integración de cadenas de valor verticales y horizontales es parte de los planes de trabajo pues integra procesos verticalmente en toda la organización, incluidos los procesos de desarrollo de productos, fabricación, estructuración y servicio; horizontalmente, la Industria 4.0 incluye las operaciones internas de los proveedores a los usuarios -ciudadano, clientes, consumidores, etc.- , así como todos los eslabones activos de la cadena de valor.
En el área de los recursos humanos, la primera Resolución 1455/2011 del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social autorizó el reemplazo de soporte en papel por formas electrónicas o digitales. Fue el inicio de esta transformación digital, cuya flexibilidad permitió que las empresas pudieran ir adoptando el nuevo sistema. Hoy en día, la versión digital de los recibos de sueldo trae beneficios para las organizaciones, las empresas y para los colaboradores.
En CEDYAT se crean casos de prueba a medida de cada Organización con la cual se firman Convenios Marco y Específico. Luego se despliega una inteligencia
de datos junto con el sostén (backend) y la cara (frontend) de la propuesta, que también implica el diseño de la
experiencia de usuario (UX). Finalmente, el proceso pasa
por un control de calidad (Calidad Informática), que podrá derivar en prototipos y demos o en el replanteo de
alguno de los pasos previos, ya que cuanto antes se descubran las vulnerabilidades más sencillo será mejorarlas.
CASO DE EXITO EN "TRENES ARGENTINOS CARGA"
La Ley Nº 27.132 se declaró de interés público nacional y como objetivo prioritario de la REPÚBLICA ARGENTINA la política de reactivación de los ferrocarriles de pasajeros y de cargas, la renovación y el mejoramiento de la infraestructura ferroviaria y la incorporación de tecnologías y servicios que coadyuven a la modernización y a la eficiencia del sistema de transporte público ferroviario, con el objeto de garantizar la integración del territorio nacional y la conectividad del país, el desarrollo de las economías regionales con equidad social y la creación de empleo.
La reactivación del Sistema Ferroviario Nacional se ha constituido en una Política de Estado, cuyos principios fundamentales se enumeran en el artículo 2º de la mencionada ley, y entre los que destacan, la administración de la infraestructura ferroviaria por parte del ESTADO NACIONAL, la maximización de las inversiones y de los recursos empleados para la prestación de un servicio ferroviario en condiciones de eficiencia y seguridad, la protección de los derechos de los usuarios y la promoción de condiciones de libre accesibilidad a la red nacional ferroviaria de cargas y de pasajeros, basada en los principios de objetividad, transparencia y no discriminación.
En junio de 2013 a través de Resolución 471/2013 se crea Belgrano Cargas y Logística SA (BCYL S.A) con el fin de nuclear en una misma empresa las tres líneas de transporte de cargas más importantes del país: la Línea Belgrano, la Línea San Martín y la Línea Urquiza. En 2016, y con el propósito de darle una impronta federal, la empresa comienza a llamarse Trenes Argentinos Cargas.
En ese contexto, la empresa Trenes Argentinos Cargas con aproximadamente 4.500 empleados, tomó la decisión de modernizar los sistemas informáticos del área de recursos humanos teniendo en cuenta que por la Ley N° 25.506 de Firma Digital y su modificatoria se reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, e instituyó la Infraestructura de Firma Digital con alcance federal y que la Resolución 346/2019 del Ministerio de Trabajo de la Nación establece que los empleadores podrán optar por emitir, indistintamente, recibos de pago en concepto de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia en formato papel o digital.
En el año 2020, en medio de la pandemia del Covid19 cuando las vacunas aún no habían arribado al país, la Unidad de Vinculación Tecnológica (UVT) CEDyAT fue convocada para colaborar y suministrar una solución en el diseño y puesta en marcha de una PLATAFORMA DE RECIBOS Y FIRMA DIGITAL, para que los empleados y las empleadas pudieran seguir percibiendo sus salarios legalmente con acceso de forma remota.
Ese procedimiento también incluyó la capacitación al área de RRHH para el correcto uso y administración. Brindar formación profesional al área de sistemas para poder dar soporte a usuarios y plataformas. Como así también la asistencia técnica del servicio de soporte y mantenimiento por doce meses, 240 horas para mejoras y cambios en workflow. Todo fue implementado con éxito en doce semanas.
PRINCIPALES BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION DOCUMENTAL
Los recibos de sueldo digitales son una herramienta que, si bien ya existía antes de la pandemia, el aislamiento preventivo social obligatorio la impulsó en la mayoría de las organizaciones.
Los avances de la tecnología han contribuido a simplificar procesos y optimizar tiempos de manera significativa. Las áreas de recursos humanos que adoptan la digitalización y en particular los recibos de sueldo digitales resuelven de manera simple, rápida y segura un proceso que demanda tiempo y esfuerzo, sobre todo en los casos con personal que se encuentra trabajando en distintas locaciones o de manera remota.
"Vemos un avance muy positivo en el marco regulatorio, que ubica nuevamente a la Argentina en estándares regionales que promueven y facilitan el uso de nuevas tecnologías para la reducción de costos, mejora de los procesos y el fomento del cuidado del medio ambiente", asegura Rolando Matcovik, coordinador del Centro de Digitalización del CEDyAT.
Este avance en la digitalización trae grandes ventajas no solo a las organizaciones, sino también a sus empleados, ya que no tendrán que guardar las versiones en papel y podrán tenerlos a mano en todo momento y lugar para realizar trámites, como la solicitud de un crédito.
- Control en tiempo real.
- Mayor seguridad en la documentación digital.
- Cumplimiento de las regulaciones.
- Entornos colaborativos en la gestión de recursos humanos.
- Aumento de la productividad.
- Despapelización del proceso de liquidación de haberes.
- Preservación del medio ambiente.
- Ahorro en costos de insumo y logística.
- Mayor satisfacción en los empleados.
- Información organizada para ambas partes.
- Reducción de archivos.
- Mayor seguridad legal para la empresa.
- Mayor productividad para el área de Recursos Humanos y liquidación de sueldos.
- Seguimiento y control en tiempo real de la firma de recibos de sueldos.
- Recuperación de espacios físicos ocupados por papeles.
"Lo importante es que el empleado puede acceder desde la web a todos sus recibos cuando quiera. Además, la plataforma es responsive, es decir, se adapta a cualquier dispositivo: PC, tablet, celular", asegura Matcovik
En este sentido, los nuevos escenarios recomiendan que sea el puntapié que impulse la generación de nuevas soluciones, digitalizando archivos que ocupan mucho espacio con legajos, expedientes, actuaciones e información de difícil acceso, con el fin de generar nuevos portales integrales que funcione como una herramienta completa de la organización. Lo importante es no demorar más.
Nota: actualmente en el 2022 la UVT-CEDyAT se encuentra digitalizando el Registro Civil de la provincia de Santa Fe, el sistema de recursos humanos del Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología de la provincia de Misiones, el desarrollo integral informático docente de la provincia del Chubut, y además está digitalizando archivos de empresas privadas, Obras Sociales, Sindicatos y múltiples Organismos Públicos Nacionales.
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